Wie setzt man Prioritäten?

Es geht nicht um Zeitmanagement

Keine Sorge, dieser Text ist nicht die x-te Abhandlung über Zeitmanagement. Sie kennen es auch längst selbst, das sogenannte Eisenhower-Prinzip, nach dem wir unsere Arbeiten einteilen sollen in

• A.) wichtig und dringend,
• B.) wichtig und nicht dringend,
• C.) nicht wichtig, aber dringend
• D.) weder wichtig, noch dringend.

Als Führungskraft sollten wir uns sowieso nur mit A.) und B.) befassen, C.) delegieren und D.) einfach ganz lassen.

Fertig. Zeitmanagement Ende.

(Es ist übrigens nicht überliefert, dass Dwight D. Eisenhower selbst jemals nach dieser Methode gearbeitet hätte.)

Druckindustrie:

Gerade in der Druckindustrie treffen wir viele Inhaber, Geschäftsführer und Betriebsleiter, die mit einem gewissen Stolz in der Stimme berichten, dass sie ganz nah am Kunden sind und jeden Auftrag persönlich kennen.

Kurz wirken lassen: Nah am Kunden und jeden Auftrag persönlich kennen. – Meinetwegen auch andersherum: Jeden Kunden kennen und nah am Auftrag sein.

Aber: Am Auftrag sein heißt nicht, im Auftrag stecken – und im Tagesgeschäft.

Volksmund: Wer arbeitet verliert die Übersicht

In der Praxis sieht nah am Kunden sein und jeden Auftrag kennen oft so aus, dass Führungskräfte zu sehr in das Tagesgeschäft eingebunden sind. Druckereileiter schieben selbst Paletten hin und her, damit die Drucker an der Maschine auf Leistung kommen, und machen sich so zu Druckerhelfern. Viele Inhaber und Geschäftsführer planen die Aufträge und Maschinen selbst, damit die Produktion optimal ausgelastet ist und alle Aufträge termingerecht geliefert werden – und machen sich so zu den teuersten Disponenten, die man im Unternehmen haben kann.

Die Arbeit von Leitung ist aber eine andere, nämlich zu leiten. Sich mit dem Personal und interner Kommunikation zu beschäftigen, Themen wie Fortbildung und Mitarbeitergespräche voranzubringen, sich mit Strategie und Ausrichtung des Unternehmens am Kundennutzen zu befassen, die Prozess-Steuerung zu optimieren, Kennzahlen einzufordern und das Unternehmen insgesamt auf Kurs zu bringen. – Das sind Leitungsaufgaben.

Leitungsaufgaben sind damit wichtige Aufgaben, aber leider kommen viele Führungskräfte kaum dazu, weil das Dringende – das Tagesgeschäft – alles andere überlagert. Das Dringende darf aber das Wichtige nie verdrängen.

Das Tagesgeschäft sollten wir unseren Mitarbeitern überlassen.

• Erstens können unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter das oftmals genauso gut oder sogar besser, als wir Führungskräfte. Und wenn nicht, dann müssen sie es lernen.
• Zweitens kann etwas so dringendes wie das Tagesgeschäft nicht an einer Person (Führungskraft) hängen. Was passiert, wenn die Führungskraft unvorhergesehen ausfällt? Dann geht das dringende Tagesgeschäft den Bach runter.
  „Ja, wenn es drauf ankommt, dann können meine Leute das auch.“ Es kommt drauf an - jeden Tag . Warum machen Ihre Leute es also nicht jeden Tag?
• Drittens können Mitarbeitende das Wichtige, wie Strategieentwicklung, Unternehmensumbau, Ausrichtung am Kundennutzen etc. oft wirklich nicht, weil es um abteilungs- und manchmal auch standortübergreifende Entscheidungen geht, die ebensolche Kenntnisse erfordern. Oft sind diese wichtigen Themen mit Investitionsentscheidungen verbunden, die Mitarbeitende gar nicht treffen können bzw. dürfen. Strategische Themen sind Leitungsaufgabe, das Tagesgeschäft nicht.

Aber, ganz ehrlich, viele Führungskräfte haben von genau diesen Leitungsaufgaben selbst keine Ahnung und verstecken sich deshalb hinter dem Tagesgeschäft. – Zu starker Tobak? Ich denke, nicht.

Auch Führung will gelernt sein

Es ist keine Schande, als Führungskraft Defizite zu haben. Wer hat denn schon wirklich Führung gelernt, Führen von Mitarbeitergesprächen oder Strategieentwicklung? Das kommt doch oft aus dem Bauch – wir nennen es dann gern Berufs- oder Lebenserfahrung. Und es ist verständlich, wenn wir uns dann eher auf ein Spielfeld begeben, das wir sicher bespielen können, auf dem wir uns besser auskennen – Tagesgeschäft. Das ist ja auch so dringend und so wichtig. Ja, ist es wirklich. Aber es ist nicht das Spielfeld für die Führungskraft, sondern für die Mitarbeiter.

Die Führungskraft muss die Rahmenbedingungen so setzen, dass Mitarbeitende das Tagesgeschäft gut erledigen können. Wenn ich da als Führungskraft ständig selbst einspringen muss, dann habe ich meinen Job nicht gut gemacht.

Also schauen Sie sich mal auf Ihrem Schreibtisch um: Was davon ist Tagesgeschäft und was davon ist wirklich Führungsaufgabe? Bitte umsortieren!

Fazit:

Der Job einer Führungskraft ist Führung, nicht Tagesgeschäft.

Führungsaufgaben sind vielfältig und je nach Unternehmen unterschiedlich.

Führung haben die wenigsten gelernt. Es ist immer – Stichwort lebenslanges Lernen – eine Überlegung wert, das eine oder andere nachzuholen.

Dazu können wir gern telefonieren.